Six recettes pour bien accommoder une entreprise ou "La cuisine du Baron"
Soyez patient. Un épisode par semaine :)
Et un bonus final.

Je vous préviens, c'est cynique.

Avertissement à toi, honorable lecteur.
Les leçons qui vont suivre sur la "bonne" façon d'accommoder une entreprise ne reflètent en aucun cas les pratiques de l'entreprise qui m'emploie, Nemesia.
Bien au contraire, elles en sont tout à l'opposé.
C'est précisément le contraste que j'ai pu observer entre ce qui se passe dans mon entreprise et ce que, durant ma carrière de consultant, j'ai pu observer et parfois subir (dans les entreprises qui m'ont employé précédemment) qui m'a inspiré ces lignes.
Autre précision, sauf pour la leçon 7 qui est une fiction (et qui le restera j'espère) tous ce qui est narré dans les leçons 1 à 6 correspond à des réalités que j'ai vécues ou observées.
Ne me demandez pas les noms et les adresses.
Je ne donne à ces textes qu'une valeur d'illustration, pas d'accusation.

Cliffy.
Leçon n° 1, 22 mai 2005 "Se concentrer sur la production"

Regardez bien qui produit de la valeur.
Analysez bien ce qui se passe entre la commande et la livraison et comparez à tous les rôles et fonctions qui existent dans votre entreprise. C'est effarant tout ce qu'il y a d'inutile.
Prenons quelques exemples parmi les plus frappants. :

Le service documentation ! Mais enfin, est-ce que vous employez des ignares incapables de trouver les informations dont ils ont besoin eux-mêmes ?
Cela prend de la place et du personnel un service documentation.

Supprimez. Vous gagnerez de la place et de l'argent.

Passons au service formation.
D'une part, qui peut mieux connaître les formations nécessaires que les employés eux-mêmes ?
D'autre part, quels sont les formateurs plus efficaces pour un de vos employés que ses collègues ?
Quels formateurs externes connaissent mieux votre entreprise et ses métiers que vos salariés productifs eux-mêmes ?

Que ceux qui savent apprennent à ceux qui ne savent pas et les chèvres seront bien gardées.

Et l'accueil ! Mais qui doit-on accueillir ?

Les fournisseurs ?
Ceux-là, s'ils ne savent pas à qui s'adresser et comment les trouver, ils sont mauvais.

Les clients ?
Mais les clients on n'attend pas qu'ils se déplacent, on va les voir, c'est pourtant évident.

Alors pourquoi quelqu'un à l'accueil ?
Un interphone suffit.

Vous voyez, avec un peu de réflexion et de bon sens, on peut recentrer une entreprise sur ses valeurs fondamentales et augmenter facilement sa rentabilité.

Rendez-vous pour la prochaine leçon : "Simplifier le plan comptable".

A bientôt honorable lecteur pour la prochaine leçon :"Simplifier le plan comptable".

Cliffy
Leçon n° 2, 9 Juin 2005

"Simplifier le plan comptable"

Il y a plein de lignes comptables qui ne servent à rien.
Là encore, quelques exemples :
Les fournitures !

Vous mettez déjà à disposition de vos salariés productifs leurs instruments de travail, parfois même un ordinateur.

Et alors ? Pourquoi auraient-ils en plus besoin de gommes, de crayons, de post-it ?
Vous seriez effarés de voir ce qui passe sur le compte fourniture quand on le laisse ouvert.

Et de toutes les façons, on travaille toujours pour un client !
Alors on passe les besoins en matériel nécessaires pour un client sur le compte projet de ce client.
Au moins on sait pourquoi les fournitures sont nécessaires et l’on peut les imputer à bon escient.

Il faut savoir être clair et simple.

Et la ligne voyage !
Mais l'entreprise ne voyage pas.
Ses salariés productifs se déplacent pour la pleine satisfaction des clients, soit, mais laissons leur donc la liberté de s'organiser.
Qu'ils choisissent eux-mêmes leurs moyens de déplacement, dates et horaires.
Après tout, ce sont eux les mieux placés.
Ils seront ainsi plus à l'aise et n'auront qu'à demander ensuite le remboursement des frais engagés sur la ligne projet refacturable à leur client.

Cela a deux avantages : d'une part cela ne vous coûte pas grand-chose dans la mesure où vous les remboursez avec, au moins,  un (deux) mois de délai et, d'autre part, comme ils doivent avancer ces frais, ils n'ont pas intérêt à en abuser.

En plus, avec un peu de chance, vous pouvez affacturer ces frais avant de les avoir payé ; mais pour faire cela, il faut bien savoir s'y prendre.
Mais cela n'est plus seulement de la de la gestion, cela devient de l'Art.

Ne manquez pas la prochaine leçon "Et l'informatique dans tout ça".

A bientôt honorable lecteur

Cliffy
Leçon n° 3, 26 Juin 2005
"Et l'informatique dans tout ça ?"

Là aussi, rien de plus simple. Il y a les fonctions informatiques qui vous aident à savoir où vous en êtes : Qu'est-ce qui a été produit, qu'est-ce qui a été facturé, qu'est-ce qui a été livré,  où sont les factures en souffrance.

Bien entendu, cette informatique là doit être autonome, protégée et ses données mises à jour en temps réel. Je veux dire dans l'heure, au plus, dans la demi-journée.

En plus il y a les fonctions informatique dites bureautique. Vous savez bien, celles pour faire des documents (et donc gaspiller du papier), pour faire des calculs (et donc perdre du temps, les seuls calculs utiles sont déjà faits dans les logiciels de contrôle de la production) ou encore de faire des présentations (mis à part la fonction commerciale qui doit faire un effort de présentation envers les clients et prospects, les autres n'en ont pas besoin).
Passons. Au plus simple, au moins cher. Juste protéger des attaques spam et virus.

Enfin, les fonctions informatiques de Conception Assisté pas Ordinateur. Là c'est très simple. Renseignez vous auprès de vos clients et choisissez le logiciel de vos clients avec qui vous faites le plus gros chiffre. Il suffit d'interdire tous les autres ; enfin de les ignorer. Ne vous inquiétez pas. Les équipes se débrouilleront toujours. Vous verrez à la Leçon n°4 pourquoi.

Les logiciels maison ? Est-ce que vous êtes éditeur de logiciel ? Hé bien alors, pourquoi en existeraient-ils chez vous ? En plus, vous deviendriez dépendant du concepteur de ce logiciel. Un conseil. N'interdisez pas. Il suffit juste d'ignorer. Au bout du compte, si le logiciel maison est efficace, vous en aurez les avantages pendant un certain temps et pas les inconvénients à long terme.

Et puis, vous apprendrez dans la leçon n°5 comment bien traiter vos fournisseurs, prestataires de service entre autres.

Pour la prochaine leçon : "les tableaux de bord".

A bientôt honorable lecteur.

Cliffy
Leçon n° 4, 26 Juin 2005

Le tableau de bord"

Là encore, rien de plus simple.
Votre contrôle de production (voir Leçon 3) vous fournir des données factuelles, claires et en temps réel.

D'autre part, vous avez vos objectifs de rentabilité qui vous permettent de mettre des seuils bas sur les données de production.

Cela permet de définir des indicateurs à trois niveaux : vert (tout va bien) orange faut prendre des décisions et rouge (ça ne peut pas durer).
Vous calez le niveau rouge sur votre seuil de rentabilité bas (enfin plus 12% pour garder le système sous tension) et vous désignez un responsable pour chaque indicateur.

Après, mais alors c'est très simple. On surveille les indicateurs orange et on signale aux responsables qu'il doivent réagir.
On surveille les indicateurs rouges et on se prépare à virer les responsables dont l'indicateur reste au rouge trop longtemps.

Ah, il y a des moyens de biaiser les indicateurs !
En cachant des polichinelles dans les placards on peut s'en sortir avec les indicateurs !

Mais oui, bien sûr, mais cela n'est pas votre problème.
C'est le problème du responsable, ou bien de son successeur.

Ventrebleu !
Chacun sa responsabilité.

Qui gère ? Qui produit ?

Rendez-vous pour la prochaine leçon : "Les meilleurs créditeurs"

A bientôt honorable lecteur

Cliffy
Leçon n° 5
"Les meilleurs créditeurs"

Eh bien, ce sont vos fournisseurs, et encore mieux vos fournisseurs prestataires de service.

La différence est que vos fournisseurs vous livrent des denrées tangibles.
Vos prestataires de service vous prodiguent des services intangibles !

Les denrées tangibles, vous pouvez les refuser, mais elles existent en stock quelque part.
Il faut les utiliser et alors les accepter ou alors les renvoyer vite. Dans tous les cas, cela fait des débours.

Pour les denrées tangibles, un conseil, il faut juste de s'organiser pour pouvoir les refuser avant qu'elle ne soient toutes descendues du camion et tenir le fournisseur responsable de la perte de production.

C'est pourtant simple que diantre.

Il y a quand même des réflexes simples à inculquer.
C'est juste une question de culture et d'organisation.

Les services, vous pouvez les contester pendant des mois ; ils ne vous encombrent pas.

Et puis, on peut mesurer, analyser une denrée tangible, en revanche, un service, on peut toujours le dénigrer.
Alors qu'est-ce qui vous oblige à payer un service ?

Après tout, chaque argument de votre part vous coûtera un courrier et vous vaudra au minimum un mois de délai.
Comme disait l'un de mes anciens chefs "C'est avantageux".

Pourquoi se priver de cette petite manne.Cela n’est pas cher et cela rapporte gros.

Et si vous vous y prenez bien les 20% de vos petits fournisseurs qui disparaîtront de mort naturelle avant d'avoir été payés ne vous embêterons plus.
Simple, clair, précis. Tout bénéfice.

Ne ratez pas la prochaine leçon "Du bon usage du menu personnel"

A bientôt honorable lecteur

Cliffy

Leçon n° 6
"Du bon usage du menu personnel"

Ne sous-estimez pas le petit personnel.
Je veux parler des stagiaires, étudiants d'été, étudiant en alternance, enfin, toutes ces nouvelles solutions d'accueillir quelqu'un de bonne volonté dans votre entreprise, sans qu'il vous en coûte (ou alors pas grand-chose).

Ils sont jeunes, avides d'avoir au moins une expérience à mettre dans leur CV et la plupart du temps plein de bonne volonté et impatient de bien faire.
Il faut juste les faire bien encadrer pendant le temps où ils prennent connaissance de l'entreprise, estimer ce qu'ils sont capables d'assumer.
Veillez toujours à ce que chacun ait un référent de confiance, et vous ne risquez rien d'autre que d'avoir des bonnes surprises.

Vous voulez des exemples ?

Allons-y. Vous avez un projet en cours de quelques millions d'euros. Pour suivre son budget et signaler les écarts d'avancement par rapport au planning établi ?
Est-ce qu'il vous faut un polytechnicien ou quelqu'un de rigoureux et qui sache utiliser un tableur (excel - M$- beurk).
Bon comparez à ce que cela vous coûte si un des grands cabinets de conseil en organisation fait ce boulot.
Dans ce cas-là, il n'y a pas photo.

Vous faites appel à l'un des grands cabinets de conseil pour vous aider à faire la négociation, le planning et les indicateurs, en bordant le contrat ; pour le reste, vous vous en remettez à l'intérimaire pour tenir à jour le suivi et vous signaler quand vous devez intervenir.

Au besoin, relire la leçon n° 4 sur les indicateurs.

Las, le prochain épisode sera le dernier de cette série.
Mais j'espère qu'il te plaira encore, "hypocrite lecteur, mon semblable, mon frère".

Pour contraster avec les épisodes précédents (qui relatent tous des faits réels), il s'agit d'une fiction.

A bientôt pour une bonne recette pour accommoder une entreprise.

A bientôt honorable lecteur.

Cliffy

Leçon n° 7 Une bonne recette en guise de conclusion

Honorable lecteur, pour te récompenser de ta patience, enfin une vraie bonne recette.

Pour commencer, on prend une bonne industrie bien encrée, par exemple un cimentier international.

Vous savez, ces usines qui utilisent des équipements faits pour durer 40 à 50 ans auprés d'un carrière à exploiter.

C'est extraordinaire les sources de rentabilité.

D'abord la maintenance. Vous imaginez vous que l'on arrête l'exploitation pendant un mois tous les deux ans pour refaire le revêtement réfractaire des fours !
Mais c'est impensable ; un mois d'arrêt !.

Comme si l'exploitation ne pouvait pas se faire avec un arrêt maintenance tous les 4 ans !

En plus, cela va dans le sens de la sécurité car, pour les fours à ciment, comme pour les avions, c'est le re-démarrage / décollage qui est le plus dangereux.

Mais voici le plus beau : Chaque exploitation doit se préoccuper d'acquérir les terrains et les droits d'exploitation pour les années à venir, il faut pouvoir continuer à creuser pour assurer une exploitation à long terme. C'est que ça mange un four à ciment.

En ajustant l'acquisition des droits d'exploitation sur le termes de notre plan, on fait des économie subséquentes.
Pour la réussite de notre recette, un objectif de 3 à 4 ans suffit.

Prenons aussi en compte que le ciment est une denrée locale.

Donc, voilà le premier volet de la manoeuvre, acquérir un tel industriel avec ses marges de rentabilité actuelles.

Pour le deuxième volet, il y a deux possibilités, mais le choix doit être fait très tôt, au mieux avant l'acquisition.

Première possibilité, grâce aux tuyaux fournis plus haut (maintenance, investissement et autre menues économies), on monte la rentabilité et l’on vend à un investisseur que cela intéresse (la rentabilité pour les 10 prochains quarters) et qui se chargera de revendre dès que la rentabilité baissera, pour cela, on peut lui faire confiance.

Deuxième possibilité, on se souvient que le ciment est un marché local et l’on vend par usine.
Bon, c'est plus compliqué. Il faut munir chaque usine de sa force de vente ! Pour la logistique de distribution / transport mais cela doit bien pouvoir s'organiser.
Ce ne sont pas les entreprises de logistique qui manquent.

Bon, bien sûr, les usines n'auront plus leurs 10 ans d'exploitation garanties.
Aucune d'elles ne pourra assumer les investissements nécessaires à leur maintenance lourde.
Elles ne profiteront plus des échanges de bonnes pratiques avec leurs consoeurs.

Mais comme je l'ai déjà dit ! C'est leur problème.

Qui gère ? Qui produit ?

En tout cas, cela aura été une bonne affaire !
Une bonne recette.

Voilà la fin de cette série honorable lecteur, hypocrite lecteur, mon semblable, mon frère.

Cliffy

Si vous avez aimé les épisodes de cette nouvelle série n'hésitez pas à réagir.
Je n'ai prévu, jusqu'ici, que 6 leçons, mais si votre expérience personnelle vous en inspire d'autres, faites le moi savoir !
Vos réactions sont les bienvenues.

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Je me ferais un plaisir de compléter la série.
Salutations et amitiés.

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